W procesie inwestycyjno-budowlanym odnotowujemy stopniowe przechodzenie z papierowej na elektroniczną formę wypełniania dokumentów. Coraz więcej procedur możemy wykonać już online, a w planach ujęte są też kolejne tego typu działania.
Od dłuższego czasu obserwujemy dynamiczny rozwój w sektorze administracji publicznej. Dzięki postępowi technologicznemu aktualnie wiele formalności możemy załatwić online. Choć jeszcze nie wszystkie obszary są w pełni zdalne, to w wielu sprawach nie trzeba już stać w kolejce do urzędu, aby złożyć odpowiedni formularz czy wniosek w okienku.
Koniec z analogowymi procedurami
Podjęte działania na rzecz cyfryzacji polskiej gospodarki mają nie tylko być ułatwieniem dla inżynierów, architektów oraz inwestorów, ale także poprawić jakość usług czy zwiększyć dostępność informacji publicznych.
W marcu 2023 r. Dorota Cabańska, Główna Inspektor Nadzoru Budowlanego wskazała, że za cyfryzacją budownictwa przemawiają również liczby, a mianowicie:
- 18,7 mln kg średniego rocznego zużycia papieru przez administrację w procedurze wydawania pozwolenia na budowę,
- 28,2 tys. m3 wymaganej powierzchni magazynowania projektów budowlanych i powiązanych z projektem dokumentów,
- 715 tys. kg średniego rocznego zużycia papieru na dzienniki budowy,
- 18 mln papierowych książek obiektów budowlanych.
Mimo licznych zalet związanych z rozwojem technologicznym sektor publiczny mierzy się z wieloma wyzwaniami związanymi z dostosowaniem prawa do innowacyjnych rozwiązań teleinformatycznych. Wdrożenie nowych technologii wymaga bowiem przygotowania kadr administracji publicznej i społeczeństwa, aby wyeliminować ryzyko ewentualnego wykluczenia cyfrowego oraz zapewnić równy dostęp do usług publicznych wszystkim petentom.
Nasuwa się zatem pytanie, w jaki sposób digitalizacja urzędów i jednostek publicznych wpłynęła na proces inwestycyjno-budowlany. Czy dzięki cyfryzacji usprawniono go, skrócono czas jego realizacji oraz ograniczono zaangażowanie urzędników i interesantów? Innymi słowy, czy rzeczywiście jest szybciej i wygodniej?
Cyfryzację procesu budowlanego możemy podzielić na etapy. Jako pierwszy etap wymienia się wprowadzenie serwisu internetowego do składania wniosków (dalej także: e-Budownictwo). Drugim etapem było wdrożenie Centralnego Rejestru Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane (dalej także: e-CRUB), Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (dalej także: c-KOB) oraz Elektronicznego Dziennika Budowy (dalej także: EDB). Z kolei w trzecim etapie planowano wdrożenie Systemu Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie (dalej także: SOPAB) oraz Bazy Projektów Budowlanych.
e-Budownictwo
Portal e-Budownictwo uchodzi za pierwszy przejaw cyfryzacji procesu inwestycyjnego i pozwala na generowanie dokumentów w postępowaniu administracyjno-budowlanym.
W lutym 2021 r. nastąpił pierwszy etap cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego pozwalający na składanie niektórych wniosków, zawiadomień i oświadczeń w postaci elektronicznej przez serwis e-Budownictwo prowadzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (dalej także: GUNB). Jego funkcjonalność rozszerzono od lipca 2021 r. W przepisach prawa budowlanego portal e-Budownictwo jest natomiast od niedawna. Wprowadzony został ustawą z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2022 r., poz. 1557 ze zm.).
W nowo dodanym rozdziale 7a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 725 ze zm.; dalej: Prawo budowlane) uregulowano funkcjonowanie portalu e-Budownictwo (art. 79a–79k). W art. 30 ust. 4d pkt 2 i art. 30 ust. 4f Prawa budowlanego uregulowano dodatkowo zgłaszanie budowy lub wykonywania innych robót budowlanych w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem tego portalu.
Serwis ten to zatem narzędzie informatyczne umożliwiające generowanie wniosków, zgłoszeń i zawiadomień w postaci dokumentu elektronicznego, tj. zgłoszenie budowy lub wykonywania innych robót budowlanych (art. 30 ust. 4d pkt 2 Prawa budowlanego; jeśli nie podano inaczej, przywołane w tym akapicie artykuły, ustępy i punkty pochodzą z tej ustawy), złożenie wniosku o pozwolenie na rozbiórkę (art. 30b ust. 4 pkt 2), zgłoszenie rozbiórki (art. 31 ust. 1d pkt 2), złożenie wniosku o pozwolenie na budowę (art. 33 ust. 2c pkt 2), złożenie wniosku o wydanie odrębnej decyzji o zatwierdzeniu projektu zagospodarowania działki lub teren lub projektu architektoniczno-budowlanego (art. 34 ust. 5a pkt 2), złożenie wniosku o zmianę pozwolenia na budowę (art. 36a ust. 1b pkt 2), złożenie wniosku o wydanie pozwolenia na budowę tymczasowego obiektu budowlanego (art. 37a ust. 1a pkt 2), złożenie wniosku o przeniesienie: decyzji o pozwoleniu na budowę, decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych oraz praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia, wobec którego organ nie wniósł sprzeciwu (art. 40 ust. 5), złożenie zawiadomienia organowi nadzoru budowlanego o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych (art. 41 ust. 4b pkt 2), złożenie wniosku o wydanie decyzji o niezbędności wejścia do sąsiedniego budynku, lokalu lub na teren sąsiedniej nieruchomości (art. 47 ust. 2a pkt 2), złożenie wniosku o wszczęcie uproszczonego postępowania legalizacyjnego (art. 53a ust. 3 pkt 2), złożenie zawiadomienia o zakończeniu budowy (art. 57 ust. 3a pkt 2 ) czy zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części (art. 71 ust. 2b pkt 2).
Co jednak istotne, wygenerowanie dokumentów w portalu e-Budownictwo wymaga założenia konta w serwisie poprzez rejestrację albo uwierzytelnienie. W przypadku rejestracji użytkownik samodzielnie zakłada konto, podając swoje dane osobowe (imię oraz nazwisko), a także adres e-mail, który będzie służył jako login, oraz nadając hasło dostępu do utworzonego konta. Natomiast w przypadku uwierzytelnienia portal e-Budownictwo daje dostęp do konta użytkownika za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej.
Inwestor lub jego pełnomocnik po założeniu konta na portalu e-Budownictwo staje się użytkownikiem państwowego systemu informatycznego. Administratorem danych osób korzystających z tego portalu jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, który jest również odpowiedzialny za dalszy rozwój serwisu oraz za prawidłowe funkcjonowanie portalu, w tym zapewnienie ochrony przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, zniszczeniem oraz utratą danych. Co istotne, wszelkie dane, w tym dane osobowe związane z kontem, są usuwane w chwili jego skasowania, przy czym konto to będzie mogło zostać usunięte przez użytkownika w każdym momencie lub automatycznie przez sam portal. Ta ostatnia sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli użytkownik konta nie będzie korzystał z tego konta przez dłuższy czas (tj. po upływie 2 lat od dnia ostatniego logowania).
Głównym założeniem portalu e-Budownictwo jest ułatwienie inwestorom przeprowadzenia postępowania administracyjno-budowlanego poprzez umożliwienie wypełnienia, podpisania oraz przesłania odpowiedniego wniosku do właściwego urzędu. Portal służy jednak jedynie generowaniu wniosków czy zgłoszeń, a nie nadawaniu im biegu w znaczeniu procesowym, co zostało również potwierdzone w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 24 sierpnia 2023 r. w sprawie o sygnaturze akt: II SA/Bk 374/23 (patrz: ramka „Uzasadnienie wyroku NSA, II SA/Bk 374/23”).
Portal e-Budownictwo pozwala zatem na wypełnienie formularza dokumentu, zapisanie wypełnionego formularza w postaci pliku komputerowego albo wydrukowanie wniosku w tradycyjnej formie papierowej.
Choć nie wynika to z przepisu, użytkownik może również wysłać wniosek do właściwego urzędu elektronicznie przez ePUAP (Wyślij przez GOV.PL). W tym celu użytkownik powinien złożyć pismo ogólne do podmiotu publicznego, wskazując nazwę właściwego organu administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego, do którego należy załączyć wniosek wygenerowany w portalu e-Budownictwo, a także wszystkie wymagane załączniki.
Dzięki portalowi e-Budownictwo inwestorzy mogą zatem bezpiecznie i szybko realizować proces budowlany. Serwis przyczynił się bowiem do uporządkowania formularzy wniosków i zgłoszeń w procesie budowlanym. Niewątpliwymi zaletami omawianego rozwiązania jest więc oszczędność czasu, środków finansowych oraz wygoda załatwiania spraw w procesie inwestycyjnym.
e-CRUB
Centralny Rejestr Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane to kolejny etap cyfryzacji procesu budowlanego. System e-CRUB to wyszukiwarka publiczna, która zastąpiła poprzedni, stary rejestr CRUB. Od 1 sierpnia 2022 r. obowiązują przepisy dotyczące Centralnego Rejestru Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane (systemu e-CRUB).
Za pomocą e-CRUB można zweryfikować osoby uprawnione do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie (inżynierów i architektów), sprawdzić fakt przynależności tych osób do danej izby samorządu zawodowego czy ustalić ewentualne kary nałożone na ww. osoby z tytułu odpowiedzialności zawodowej w budownictwie.
Co więcej, osoby wpisane do e-CRUB nie muszą załączać kopii uprawnień i dokumentów potwierdzających przynależność do izb we wnioskach o pozwolenie na budowę oraz innych wnioskach i zgłoszeniach składanych w urzędach.
Administratorem systemu e-CRUB jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, który zapewnia dostęp do systemu organom administracji architektoniczno-budowlanej i organom nadzoru budowlanego, a także organom izb samorządu zawodowego (art. 88a ust. 5c, 5d oraz 5e Prawa budowlanego).
Dodatkowo system e-CRUB umożliwia przesyłanie przez izby danych w formie elektronicznej, a nie papierowej jak dotychczas. Dzięki temu właściwa izba przekazuje niezwłocznie informacje zarówno o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego, jak i o wykreśleniu z listy lub zawieszeniu w prawach członka (art. 12 ust. 9 Prawa budowlanego).
System e-CRUB znacznie poprawia transparentność w procesie budowlanym, a także przyspiesza możliwość wykonywania zawodu osobom pełniącym samodzielne funkcje techniczne w budownictwie. Można zatem stwierdzić, że figurowanie w bazie e-CRUB to nie tylko potwierdzenie wiarygodności przed inwestorem, ale również dodatkowa reklama działalności osób pełniących samodzielne funkcje techniczne w budownictwie.
c-KOB
Od 1 stycznia 2023 r. obowiązują regulacje wprowadzające Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego. Do dnia 31 grudnia 2023 r. książkę mogliśmy założyć w wersji papierowej bądź elektronicznej. System przejściowy, tj. okres podwójnego funkcjonowania książek w wersji papierowej dla obiektów, dla których książki zakładano do 31 grudnia 2023 r., z możliwością kontynuowania w takiej formie, łącznie z książkami w wersji elektronicznej, będzie funkcjonował jedynie do końca 2026 r. Po tej dacie pozostanie już tylko system elektronicznego prowadzenia książek obiektów budowlanych. W obecnym stanie prawnym (począwszy od 1 stycznia 2024 r.) wszystkie nowe obiekty powinny mieć zakładane książki obiektów w wersji elektronicznej.
Książka obiektu budowlanego jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów związanych z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu budowlanego. Umieszcza się w niej m.in. podstawowe informacje o rodzaju i funkcji obiektu, dane właściciela lub zarządcy, lub osób działających w ich imieniu oraz informacje szczegółowe o przeprowadzonych kontrolach, o ekspertyzach lub opiniach technicznych, o przeglądach technicznych, konserwacji lub naprawach urządzeń przeciwpożarowych, dotyczące robót budowlanych wykonywanych po oddaniu obiektu do użytkowania, o katastrofach budowlanych, o decyzjach, postanowieniach, zaświadczeniach i innych dokumentach wydanych przez organy administracji publicznej. Książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, który jest uprawniony do dokonywania wpisów w zakresie niezbędnym do jej założenia oraz zamknięcia.
System c-KOB to oficjalna rządowa aplikacja, w której przy użyciu przeglądarki internetowej lub telefonu można założyć za darmo cyfrową książkę obiektu budowlanego, a następnie dodawać i korygować wpisy. Właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych uzyskują dostęp do systemu poprzez zalogowanie się w c-KOB. Co istotne, przy zakładaniu konta w systemie wprowadza się takie dane jak: informacje dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, dane dotyczące obiektu budowlanego oraz dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.
System c-KOB zapewnia przechowywanie książki obiektu budowlanego przez okres istnienia obiektu budowlanego, a po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego dane zgromadzone w systemie są automatycznie usuwane. Administratorem danych przetwarzanych w systemie jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, który odpowiada za jego utrzymanie i rozwój. Właściciel lub zarządca przekazuje nowemu właścicielowi książkę obiektu budowlanego w c-KOB. W przypadku jej nieprzekazania Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, na wniosek nowego właściciela, przekazuje mu książkę w systemie. Założenie książki w c-KOB trwa zaledwie parę minut, a korzyści płynące z jej utworzenia to przede wszystkim łatwe dodawanie wpisów związanych z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu budowlanego. Korzystanie z systemu c-KOB to również ułatwienie dla zarządców i właścicieli nieruchomości, a także dla osób przeprowadzających kontrole budynków. Powstanie c-KOB ma na celu przede wszystkim podwyższenie standardu bezpieczeństwa obiektów budowlanych.
EDB
W dniu 27 stycznia 2023 r. weszły w życie regulacje wprowadzające system Elektronicznego Dziennika Budowy, który stanowi oficjalną aplikację do prowadzenia elektronicznego dziennika budowy. System EDB to kolejny krok w cyfryzacji budownictwa; został stworzony przez GUNB we współpracy z Ministerstwem Rozwoju i Technologii.
Dzięki wdrożeniu systemu EDB ma dojść do uproszczenia procedur i ułatwienia procesu budowy. Ale czy rzeczywiście tak się stanie? Po pierwsze warto odnotować, że aktualnie inwestor może sam zdecydować, czy chce prowadzić dziennik budowy w wersji papierowej czy online. Co istotne, o wydanie dziennika budowy w postaci papierowej będzie można występować jedynie do dnia 31 grudnia 2029 r. (art. 47v Prawa budowlanego). Po tym terminie korzystanie z dziennika elektronicznego stanie się obowiązkowe. Ustawodawca dał nam zatem sporo czasu na oswojenie się z nadchodzącymi zmianami.
Warto również zauważyć, że na ten moment, jeżeli mamy dziennik budowy w formie papierowej, to możemy go w każdej chwili zamienić na wersję elektroniczną. Niestety nie zadziała to w ten sam sposób w drugą stronę. Jeśli zdecydowaliśmy się od razu na elektroniczny dziennik budowy, to nie będziemy już mogli przejść na wersję papierową.
System EDB powstał przede wszystkim dla inwestora, który po uwierzytelnieniu poprzez usługę Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej i założeniu konta w systemie może wystąpić do organu administracji architektoniczno-budowlanej o wydanie dziennika budowy. Do systemu EDB zalogować można się więc za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu bądź poprzez bankowość elektroniczną. Po otrzymaniu dziennika inwestor może dodać pozostałych uczestników procesu budowlanego w systemie.
Dziennik budowy jest dokumentem urzędowym i potwierdzeniem wykonania poszczególnych etapów budowy. Aplikacja EDB umożliwia realizację wszystkich czynności wymaganych przy prowadzeniu dziennika budowy, np. pozwala na wystąpienie z wnioskiem do organu administracji architektoniczno-budowlanej o wydanie dziennika budowy, na dodawanie i korygowanie wpisów czy dodawanie uczestników procesu budowlanego oraz złożenie dziennika budowy do organu nadzoru budowlanego po zakończeniu budowy.
Należy podkreślić, że wszystkie dane wprowadzane do dziennika budowy są chronione przed zniszczeniem poprzez istnienie kopii zapasowej w bezpiecznym środowisku z dodatkową ochroną przed jej usunięciem. Ryzyko utraty danych zostało tu zminimalizowane zgodnie najwyższymi standardami zabezpieczeń technicznych i infrastrukturalnych, które stosuje się w systemach publicznych. Podobnie jak w poprzednich przypadkach, administratorem danych przetwarzanych w systemie jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, który odpowiada za jego utrzymanie i rozwój.
System EDB jest ergonomiczny i prosty w obsłudze. Umożliwia realizację wszystkich czynności online oraz znacznie ułatwia proces inwestycyjno-budowlany. Ogromną zaletą EDB jest likwidacja obiegu papierowych dokumentów i konieczności wizyty w urzędach. Użytkownicy mogą korzystać z EDB bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na swoich komputerach czy telefonach. Cyfrowy dziennik budowy jest również dokumentem o wiele bardziej czytelnym niż dziennik budowy w formie papierowej (na pozór błaha kwestia charakteru pisma wielokrotnie przysparzała problemów w prawidłowym odczytaniu wpisów). Dzięki EDB nie ma niebezpieczeństwa zagubienia dziennika, nie ma również problemu z dokonywaniem wpisów na bieżąco – nawet mimo trudnych warunków panujących na budowach. Z systemu można korzystać bez żadnego specjalistycznego sprzętu czy stałego dostępu do internetu. Wydaje się, że na ten moment kłopoty może sprawić jedynie awaria systemu informatycznego.
SOPAB i baza projektów budowlanych
W kolejnym etapie cyfryzacji w budownictwie miało dojść do wdrożenia Systemu Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie oraz Bazy Projektów Budowalnych.
Obecnie dostępna jest jedynie pilotażowa wersja SOPAB-u, pozwalająca m.in. na obsługę podstawowych procesów w organach administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego czy integrację z aplikacją e-Budownictwo. SOPAB miał docelowo doprowadzić do pełnej spójności cyfrowych procesów w budownictwie oraz scalenia wszystkich udostępnionych administracji budowlanej rozwiązań. Zakładany efekt to usprawnienie i ujednolicenie postępowań organów administracji architektoniczno-budowlanej oraz nadzoru budowlanego, a docelowo wdrożenie pełnej cyfryzacji w skali całego kraju
Przepisy nie nakładają jednak obowiązku prowadzenia spraw w SOPAB-ie. Nie ma także ustalonej daty, po upływie której SOPAB miałby stać się obligatoryjny. Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw, zawierający regulacje m.in. w zakresie SOPAB-u oraz Bazy Projektów Budowlanych, został bowiem odrzucony w dniu 11 lipca 2023 r. Zatem nie wszystkie zmiany w kwestii cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego zostały finalnie uregulowane w przepisach i wdrożone w życie.
Co przyniesie przyszłość
Rozwój możliwości informatycznych w zakresie tworzenia dokumentów elektronicznych oraz korzystania z systemów elektronicznych to niewątpliwie duży postęp i ułatwienie w procesie inwestycyjno-budowalnym oraz usprawnienie realizacji budowy. Wprowadzenie informatycznych rozwiązań pozytywnie wpływa na przyspieszenie i usprawnienie tej procedury oraz uproszczenie pracy organów administracji architektoniczno-budowlanej. Co więcej, cyfryzacja administracji publicznej pomaga również zredukować koszty oraz poprawić jakość usług.
Choć postępowania administracyjne w budownictwie są obecnie prowadzone w trybie hybrydowym – papierowo i elektronicznie – to docelowo ma dojść do pełnej cyfryzacji. Należy więc na bieżąco śledzić zmiany w tym zakresie, ze szczególnym uwzględnieniem ram czasowych przeznaczonych na realizację tego zadania.
Autor
Paweł Dymek
Autor jest radcą prawnym w Kancelarii Głowacki i Wspólnicy. Obsługuje przedsiębiorców w sprawach z zakresu IT, IP i rodo.
