Rządowa aplikacja służąca do prowadzenia książki obiektu budowlanego w założeniu ma usprawnić zarządzanie tego typu obiektami. Wielu zarządców nieruchomości obawia się jednak przejścia na c-KOB.
Na temat Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (c-KOB), która zastępuje tradycyjną papierową wersję, krąży wiele mitów, które mogą być źródłem niepokoju zarządców nieruchomości. To m.in. obawy o to, że c-KOB naraża ich na nieustanną kontrolę nadzoru budowlanego, wiąże się z koniecznością przepisywania papierowych książek obiektu budowlanego, wymaga dodatkowego, wysoko wykwalifikowanego personelu niezbędnego do obsługi skomplikowanej platformy itd. Wiele z tych przekonań mija się z prawdą – c-KOB to narzędzie pozwalające na znaczne usprawnienie zarządzania obiektem.
System c-KOB na razie funkcjonuje w okresie przejściowym (zob. ramka „Wdrażanie c-KOB”). Należy przy tym zaznaczyć, że obiekty usytuowane w całości lub w części na terenach zamkniętych nie są i nie będą – zgodnie z obecnymi regulacjami – objęte obowiązkiem prowadzenia książki cyfrowej.
Obiekty objęte i wyłączone z c-KOB
Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego prowadzi się na bieżąco dla każdego:
- budynku (z dalej wymienionymi wyjątkami);
- obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy Prawo budowlane dalej: (pr. bud.) [1].
Obowiązek prowadzenia c-KOB nie obejmuje:
- budynków:
- mieszkalnych jednorodzinnych,
- garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej;
- obiektów budowlanych:
- budownictwa zagrodowego letniskowego,
- wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 pr. bud. [2], z wyłączeniem sieci gazowych oraz budynków, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1b pr. bud. [3];
- dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
Mity dotyczące c-KOB
Powszechną obawą przed założeniem c-KOB jest narażenie się na nieustanną inwigilację nadzoru budowlanego. Faktem, jest że Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego (GINB) ma nieograniczony dostęp do wglądu w każdą książkę w systemie. Niemniej jednak istnieją konkretne procedury kontroli książek: GINB udziela dostępu do określonej liczby książek innemu podmiotowi na podstawie odpowiedniego wniosku (jeśli istnieją powody do przeprowadzenia kontroli), a właściciel lub zarządca obiektu jest o tym powiadamiany lub otrzymuje żądanie o udostępnienie danej książki określonemu podmiotowi. Nie ma zatem możliwości, aby organ nadzoru kontrolował książkę bez wiedzy właściciela lub zarządcy.
Drugim mitem jest obowiązek przepisania zawartości papierowych książek do c-KOB. Przy wielu obiektach byłoby to procedurą praktycznie niemożliwą do wykonania. Otóż § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego [4] mówi jasno, że w przypadku założenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w poszczególnych tablicach dotychczas prowadzonej książki (papierowej), w której pozostało miejsce na dokonanie nowych wpisów, sporządza się adnotacje o kontynuacji wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej. Jedyną treścią, którą trzeba przepisać do c-KOB, są dane dotyczące obiektu. Należy pamiętać, że po założeniu c-KOB dotychczas prowadzenia papierowa książka nadal stanowi ważny dokument.
Kolejnym powtarzanym mitem jest obowiązek zatrudnienia wysoko wykwalifikowanej osoby do prowadzenia c-KOB. Tymczasem aby cyfrowa książka była poprawnie założona i prowadzona, osoba ją zakładająca musi dysponować co najmniej podstawową wiedzą ogólnobudowlaną z zakresu utrzymania obiektów budowlanych – przede wszystkim o wymaganych kontrolach okresowych dla danego obiektu. Można tę wiedzę przyswoić, nie będąc dyplomowanym inżynierem budownictwa, choć doświadczenie z branżą budowlaną z pewnością będzie tu znacznym atutem i ułatwieniem.
Co również istotne, obsługa portalu jest na tyle łatwa, że nie wymaga specjalistycznych umiejętności informatycznych ani wysokiej klasy sprzętu czy oprogramowania. Trzeba przyznać, że portal jest nowym narzędziem do którego należy się przyzwyczaić. Potrzebna jest zatem odpowiednia organizacja pracy i skrupulatność, aby z niego poprawnie korzystać, to jednak są cechy dobrego pracownika niezależnie od jego wykształcenia.
c-KOB: usprawnienie, nie utrudnienie
Rzetelnie prowadzona c-KOB potrafi realnie usprawnić eksploatację obiektu budowlanego. Wynika to z kilku powodów.
Po pierwsze w przypadku prowadzenia c-KOB nie ma konieczności udostępniania papierowego dokumentu do dokonania wpisu przez osobę wykonującą kontrole okresowe. Osoba taka robi wpis ze swojego komputera w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Jest to ogromna oszczędność czasu, a co za tym idzie – ograniczenia kosztów.
Po drugie dzięki możliwości załączenia podstawowej dokumentacji budowlanej do c-KOB zarządca dysponuje obszernym pakietem informacji o obiekcie w jednym miejscu.
Po trzecie zarządca ma większą kontrolę nad terminowością dokonania wpisów. Można bowiem ograniczyć dostęp do książki do określonej osoby do ostatniego dnia przewidzianego na terminowe dokonanie wpisu (7 dni do określonego zdarzenia, np. kontroli).
Ponadto ogromną zaletą jest aplikacja c-KOB w wersji mobilnej. Dostęp książki jest dzięki temu pod ręką w każdej chwili i w dowolnym miejscu.
Wpisy i informacje w c-KOB
Idea prowadzenia książki obiektu budowlanego wciąż jest ta sama – c-KOB to odzwierciedlenie papierowej książki w wersji cyfrowej. Bez zmian pozostają więc kwestie takie jak: sposób formułowania wpisów, terminowość ich wykonania, osoby uprawnione do wprowadzania wpisów.
Podstawowe zasady zamieszczania wpisów w c-KOB są następujące:
- Wpisy zamieszcza się w poszczególnych tablicach w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie zmian i uzupełnień.
- Możliwe jest wprowadzanie poprawek do wpisów z ich uzasadnieniem. Jednak w razie kontroli nadzoru budowlanego wpisy w wersji przed wprowadzeniem poprawek również będą możliwe do wglądu.
- Każdy wpis jest opatrzony: datą, imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej wpisu, czytelnym podpisem (w c-KOB jest to podpis elektroniczny uzupełniany automatycznie).
- Wpis wprowadza się niezwłocznie, jednak niepóźniej niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis dotyczy. W przypadku późniejszego dokonania wpisu widoczna jest przy nim informacja o spóźnieniu. W razie awarii systemu c-KOB spóźnienie nie jest uznawane, jeżeli po ustaniu awarii wpisu dokona się niezwłocznie.
- Cyfrową książkę prowadzi osoba fizyczna i jest to kluczowa zasada dokonywania jakichkolwiek czynności w c-KOB. Nie ma znaczenia, czy daną czynność wykonuje konkretna osoba, przedsiębiorstwo czy instytucja – wpisu do c-KOB może dokonać wyłącznie uprawniona osoba fizyczna, a więc w przypadku przedsiębiorstw i instytucji jest to pełnomocnik (upoważniony pisemnie pracownik).
Jeśli chodzi o zawartość c-KOB, to zgodnie z ww. rozporządzeniem książkę obiektu budowlanego prowadzi się w sposób usystematyzowany, tak aby składa się z elementów wskazanych w tabeli.
Oczywiste jest, że system wymusza uporządkowane i usystematyzowane prowadzenie książki poprzez swoją konstrukcję. Zadaniem osoby prowadzącej książkę jest jedynie skrupulatne uzupełnienie wszystkich rubryk w odpowiedniej tablicy zgodnie ze stanem faktycznym. Nie ma wówczas możliwości, aby książka była prowadzona w sposób nieuporządkowany.
Osoby uczestniczące w c-KOB
Role poszczególnych osób uczestniczących w prowadzeniu książki obiektu budowlanego przedstawia schemat. Należy mieć na uwadze, że nie wszyscy mogą dokonywać wpisów w takim samym zakresie, niektórzy zaś w ogóle takiej możliwości nie mają. Pewne instytucje mają wyłącznie wgląd do książki.
Jak założyć c-KOB
Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego może założyć właściciel/zarządca obiektu lub osoba przez niego upoważniona. Powszechna wybierana jest ta druga opcja. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest upoważnienie konkretnej osoby (no. jednego z pracowników) do założenia i prowadzenia danej książki. Przedstawiona instrukcja zakładania c-KOB zakłada właśnie taki wariant.
Raz jeszcze warto podkreślić, że c-KOB jest szansą na sprawniejsze zarządzanie obiektem budowlanym (pod warunkiem rzetelnego prowadzenia książki), nie ma więc powodów, aby się cyfrowej książki obawiać. Jej założenie nie sprawia, że właściciel (zarządca) jest narażony na nieustanną inwigilację przez nadzór budowlany. Nie wiąże się to też z ogromem dodatkowej pracy, nie należy bowiem przepisywać do c-KOB papierowych książek. Sama obsługa portalu jest łatwa i intuicyjna, dodatkowo c-KOB umożliwia załączenie wszelkiego rodzaju dokumentacji, w tym techniczno-budowlanej. Rzetelnie założona i prowadzona c-KOB umożliwia załączenie wszelkiego rodzaju dokumentacji, w tym techniczno-budowlanej. Rzetelnie założona i prowadzona c-KOB jest więc wygodnym narzędziem do zarządzania obiektem budowlanym oraz skarbnicą wiedzy o danym obiekcie – dostępną pod ręką dzięki mobilnej wersji c-KOB.
Przypisy
- Projektant zapewnia sprawdzenie projektu architektoniczno-budowlanego oraz technicznego pod względem zgodności z przepisami, w tym techniczno-budowlanymi, przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane do projektowania bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności.
- Obiekty budowlane, których budowa nie wymaga decyzji o pozwoleniu na budowę, natomiast wymaga zgłoszenia, oraz obiekty budowlane, których budowa nie wymaga decyzji o pozwoleniu na budowę oraz zgłoszenia.
- Wolno stojące, niewięcej niż dwukondygnacyjne budynki użyteczności publicznej o powierzchni użytkowej niewiększej niż 200 m2, których obszar oddziaływania mieści się w całości na działce lub działkach, na których zostały zaprojektowane.
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (DzU z 2022 r., poz. 2778).
Autor
Bartłomiej Rogowski
inżynier budownictwa z uprawnieniami budowlanymi sanitarnymi do kierowania robotami budowlanymi i projektowania; ma doświadczenie w kierowaniu robotami i nadzorze nad utrzymaniem obiektów budowlanych
